1. Normas legales para el funcionamiento de la Unidad de Correspondencia.
La empresa debe estableces sus propias pautas para hacer efectivo el cumplimiento de sus principios.
LEY 80 DE 1989, funciones del Archivo General de la Nación.
DECRETO 2150 DE 1995, suprime trámites innecesarios en la Administración Pública.
LEY 527 DE 1999, firmas digitales, mensajes de datos por correo electrónico etc.
LEY 594 DE 2000, funciones archivísticas del estado.
ACUERDO 060 DE 2001, Artículos 3, 6, 9. Estructura de la unidad de correspondencia, servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones.
2. Normas técnicas para el funcionamiento de esta misma unidad.
NTC 1486, elaboración de comunicaciones: Comunicación interna “memorando forma 102-F-036. Comunicación externa: 102-F-032 “plantilla de Word”
Juego de Correspondencia: Original y dos copias.
Dependencia responsable: Código “copias extras”
Radicación: Numero de registro consecutivo de un comunicado. Clasificada en: Oficial (funcionario encargado de acuerdo con el asunto), confidencial o reservada y personal (no se abre ni se radica solo se le entrega a la oficina correspondiente).
Radicación interna: Memorandos y oficios internos.
Radicación externa: Oficios externos (102-F-032), Procedimientos operativos (respuestas a comunicaciones).
Mensajería: Recorrido, se pueden utilizar carpetas de colores con sus respectivo códigos (dependencia). El mensajero debe ser cuidadoso co el recibo.
Mensajería Externa: Solicitudes oficiales de las dependencias. “planilla de control” (firma, nombre, hora y fecha de entrega)
Correo Certificado: A nivel nacional o internacional.
3. Elementos para la labor de recibo y despacho de documentos:
Gancho legajador plástico
Gancho de cosedora
Resaltadores
Tijeras
Lapiceros
Borrador
Acetas A Z
Archivadores de fuelle de cartón
Cosedora
Perforadora
Formato DVD
Sellos
Sobres
Huellero
Cajonera
Computador
Impresora
Scanner
Fax
Teléfono
Fotocopiadora
